Как и зачем составлять чек‑листы при разработке и внедрении проектов

Разработка и внедрение проекта — кропотливая и трудоемкая работа. Особенно если проект масштабный и требуется много времени для его реализации. Чтобы вести проекты результативно, рекомендуем составлять чек-листы. Они помогают:

• не упустить ни одной детали;
• ставить задачи сотрудникам;
• структурировать и упростить работу над проектом;
• отслеживать этапы выполненных работ и фиксировать промежуточные результаты;
• грамотно распределять и планировать ресурсы и т. д.

Весь процесс разработки и внедрения программного продукта включает в себя несколько этапов:

• уточнение требований;
• реализация решения;
• передача проекта заказчику.

На первом этапе необходимо максимально четко выявить потребности заказчика, определиться с ресурсами и командой, оценить стоимость проекта. Основываясь на требованиях, команда проекта согласовывает с заказчиком этапы и сроки реализации, определяет методику реализации и приемки решения. 

Как правило, процесс реализации проекта включает в себя подпроцессы, каждый из которых, в свою очередь, состоит из перечисленных этапов. Поэтому важно перед стартом проекта сформировать чек-лист с задачами по каждому этапу, чтобы понимать объем работ и планировать дальнейшие действия. 

Руководителем проекта со стороны заказчика часто является сотрудник организации, имеющий соответствующие полномочия и возможности по управлению рабочей группой. Как правило, он совмещает эти обязанности со своей основной работой.

Руководитель проекта со стороны исполнителя отвечает за реализацию проекта. Его главная обязанность — завершить проект качественно и в срок. И именно на руководителя проекта со стороны исполнителя ложится основной объем работ по управлению проектом: 

• планирование проекта; 
• организация взаимодействия между командами исполнителя и заказчика;
• общение с заказчиком, в том числе обоснование выбранных подходов автоматизации;
• координация работы своей команды и т. д.

В череде текущих дел руководителю проекта трудно полагаться только на свои опыт и память, чтобы ничего не выпустить из внимания. Инструментом, который позволит постоянно иметь под рукой самую актуальную информацию о статусе проекта, может стать чек-лист.

Универсального чек-листа нет, он создается под конкретный проект. Можно взять за основу готовые примеры и сделать новый вариант, ориентируясь на свой проект. Но не рекомендуется полностью копировать чужие чек-листы. 

На рисунке ниже представлен пример чек-листа. В нем прописаны все этапы, ответственные сотрудники и исполнители. Чек-листы очень удобно создавать в Excel или в Google-таблицах.

Жизненный цикл проекта — это набор фаз, через которые проходит проектная команда. Он определяет основные рамки управления проектом. В чек-листе необходимо обозначить все фазы проекта: от начала до завершения.

Фаза завершается, когда команда достигает одного или нескольких поставленных результатов. И так как проект — это временное предприятие, то фазы и операции должны быть привязаны ко времени.

В чек-листе необходимо указать: 

• фазы и операции с привязкой ко времени;
• ответственных и исполнителей.

Важно перед началом проекта заполнить предполагаемые сроки по каждой фазе и операции, чтобы они были ориентиром для окончания работ операции или фазы.

Чтобы отслеживать ход выполнения работ, удобно выделять цветом строки или использовать статусы: «Выполнено», «На согласовании» и т. д. В чек-лист можно добавить ссылку на шаблоны документов и на рабочие документы конкретного проекта. 

Например, если заказчик не требует использовать принятые у него шаблоны, стоит подготовить одинаковые по структуре шаблоны технических заданий на доработки, принятые в вашей компании. И ссылки на шаблоны можно добавить в чек-лист, чтобы на проекте технические задания разных аналитиков не отличались по структуре, да и исполнителям намного удобнее работать с документами одинакового формата.

Ссылки на конкретные рабочие папки или документы проекта, на сканы отчетных договорных документов тоже удобно прикреплять в чек-лист. Например, можно добавить ссылки на следующие файлы:

• Протокол передачи работ; 
• Акт выполненных работ и т. д.

Если руководитель проекта использует в работе чек-листы, процессы становятся более прозрачными и понятными. Доступ к чек-листу можно дать всей команде, чтобы каждый исполнитель знал, что от него требуется на каждом этапе проекта и когда он должен выполнить поставленную задачу.

Удобно формировать отдельные чек-листы по конкретным операциям и фазам проекта. Например, по фазе доработок чек-лист можно составить из перечня доработок и задач со ссылками на технические задания и сами доработки.

На некоторых проектах мы рекомендуем открыть чек-листы для просмотра и комментирования руководителю проекта со стороны заказчика. Это повысит уровень доверия, добавит прозрачности и позволит всем участникам оставаться в одном информационном поле.