Содержание
В статье рассказали, зачем использовать чек-листы при разработке и внедрении проектов, как составить и вести чек-лист и как он упрощает работу руководителям и сотрудникам.
Разработка и внедрение проекта — кропотливая и трудоемкая работа. Особенно если проект масштабный и требуется много времени для его реализации. Чтобы вести проекты результативно, рекомендуем составлять чек-листы. Они помогают:
- не упустить ни одной детали;
- ставить задачи сотрудникам;
- структурировать и упростить работу над проектом;
- отслеживать этапы выполненных работ и фиксировать промежуточные результаты;
- грамотно распределять и планировать ресурсы и т. д.
Постановка задачи
Весь процесс разработки и внедрения программного продукта включает в себя несколько этапов:
- уточнение требований;
- реализация решения;
- передача проекта заказчику.
На первом этапе необходимо максимально четко выявить потребности заказчика, определиться с ресурсами и командой, оценить стоимость проекта. Основываясь на требованиях, команда проекта согласовывает с заказчиком этапы и сроки реализации, определяет методику реализации и приемки решения.
Как правило, процесс реализации проекта включает в себя подпроцессы, каждый из которых, в свою очередь, состоит из перечисленных этапов. Поэтому важно перед стартом проекта сформировать чек-лист с задачами по каждому этапу, чтобы понимать объем работ и планировать дальнейшие действия.
Руководителем проекта со стороны заказчика часто является сотрудник организации, имеющий соответствующие полномочия и возможности по управлению рабочей группой. Как правило, он совмещает эти обязанности со своей основной работой.
Руководитель проекта со стороны исполнителя отвечает за реализацию проекта. Его главная обязанность — завершить проект качественно и в срок. И именно на руководителя проекта со стороны исполнителя ложится основной объем работ по управлению проектом:
- планирование проекта;
- организация взаимодействия между командами исполнителя и заказчика;
- общение с заказчиком, в том числе обоснование выбранных подходов автоматизации;
- координация работы своей команды и т. д.
Чек-лист как инструмент в управлении проектом
В череде текущих дел руководителю проекта трудно полагаться только на свои опыт и память, чтобы ничего не выпустить из внимания. Инструментом, который позволит постоянно иметь под рукой самую актуальную информацию о статусе проекта, может стать чек-лист.
Универсального чек-листа нет, он создается под конкретный проект. Можно взять за основу готовые примеры и сделать новый вариант, ориентируясь на свой проект. Но не рекомендуется полностью копировать чужие чек-листы.
На рисунке ниже представлен пример чек-листа. В нем прописаны все этапы, ответственные сотрудники и исполнители. Чек-листы очень удобно создавать в Excel или в Google-таблицах.
Как составить и вести чек-лист
Жизненный цикл проекта — это набор фаз, через которые проходит проектная команда. Он определяет основные рамки управления проектом. В чек-листе необходимо обозначить все фазы проекта: от начала до завершения.
Фаза завершается, когда команда достигает одного или нескольких поставленных результатов. И так как проект — это временное предприятие, то фазы и операции должны быть привязаны ко времени.
В чек-листе необходимо указать:
- фазы и операции с привязкой ко времени;
- ответственных и исполнителей.
Важно перед началом проекта заполнить предполагаемые сроки по каждой фазе и операции, чтобы они были ориентиром для окончания работ операции или фазы.
Чтобы отслеживать ход выполнения работ, удобно выделять цветом строки или использовать статусы: «Выполнено», «На согласовании» и т. д. В чек-лист можно добавить ссылку на шаблоны документов и на рабочие документы конкретного проекта.
Например, если заказчик не требует использовать принятые у него шаблоны, стоит подготовить одинаковые по структуре шаблоны технических заданий на доработки, принятые в вашей компании. И ссылки на шаблоны можно добавить в чек-лист, чтобы на проекте технические задания разных аналитиков не отличались по структуре, да и исполнителям намного удобнее работать с документами одинакового формата.
Ссылки на конкретные рабочие папки или документы проекта, на сканы отчетных договорных документов тоже удобно прикреплять в чек-лист. Например, можно добавить ссылки на следующие файлы:
- Протокол передачи работ;
- Акт выполненных работ и т. д.
Если руководитель проекта использует в работе чек-листы, процессы становятся более прозрачными и понятными. Доступ к чек-листу можно дать всей команде, чтобы каждый исполнитель знал, что от него требуется на каждом этапе проекта и когда он должен выполнить поставленную задачу.
Удобно формировать отдельные чек-листы по конкретным операциям и фазам проекта. Например, по фазе доработок чек-лист можно составить из перечня доработок и задач со ссылками на технические задания и сами доработки.
Совместная работа исполнителя и заказчика с чек-листами
На некоторых проектах мы рекомендуем открыть чек-листы для просмотра и комментирования руководителю проекта со стороны заказчика. Это повысит уровень доверия, добавит прозрачности и позволит всем участникам оставаться в одном информационном поле.
Остались вопросы?
Проконсультируйтесь с нашими специалистами