Внедрение «1С:Документооборот государственного учреждения» для ПИМУ

Заказчиком было принято решение осуществить внедрение программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» (1С:ДГУ) с общим количеством пользователей в 100 человек и численностью персонала в 2000 человек, так как функциональность данного продукта позволяет воспроизвести текущие бизнес-процессы по ведению внутреннего документооборота. 

При согласовании документов необходимо визирование проекта документа должностным лицом, которое включает в себя личную подпись (УКЭП или ПЭП), дату визирования и должность. Вся документация, подготовленная в структурных подразделениях, должна быть согласована с юридической группой, с заинтересованными руководителями структурных подразделений. Окончательное визирование должно производиться ректором и проректорами университета.

В качестве партнера по внедрению ПИМУ выбрал группу IT-компаний Lad. При принятии решения учитывался соответствующий опыт автоматизации учета, а также подтвержденные успешные кейсы внедрения. 

В число первостепенных задач по автоматизации бизнес-процессов вошло согласование «Заявки на закупки» в 1С:ДГУ, которая должна иметь интеграцию с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (1С:БГУ), где идет формирование заявки на закупку, а управление бизнес-процессом протекает в 1С:ДГУ. После согласования в Бухгалтерию поступает информация об успешном завершении процесса в статусе «Согласовано».

Одним из значимых моментов разработки стало ведение деятельности по служебным запискам (СЗ), согласование которых проходит непосредственно в 1С:ДГУ.

Специалистами Lad разработаны шаблоны СЗ, изменены схемы маршрутов бизнес-процессов согласования с последующим подписанием. Это позволило дополнительно уйти от бумажных носителей и ускорить работу подразделений. Ввод системы в промышленную эксплуатацию осуществлен с конца 2020 года.

Специалистами Lad были выполнены следующие задачи:

• Автоматизация согласования документов с доработкой форм документов и комплексом обязательных реквизитов между подразделениями.
• Бесшовная интеграция между системами 1С:БГУ и 1С:ДГУ, где система документооборота используется для выполнения задач бизнес-процессов.
• Автоматизация этапов подготовки и согласования проведения процесса закупки от сбора заявок подразделений и подготовки к проведению закупки, который включает в себя документы для фиксации товаров, работ и услуг.
• Учет этапа заключения договора с контрагентами по итогам конкурсных процедур.
• Автоматизация бизнес-процесса согласования кадровых документов и служебных записок.

После внедрения и настройки программного продукта 1С:ДГУ команда Lad осуществляет информационно-техническое сопровождение, в рамках которого решаются задачи по улучшению системы.

Внедрение и настройка 1С:ДГУ позволили предприятию получить следующие эффекты:

• Учет входящей и исходящей документации.
• Контроль договоров.
• Контроль времени согласования документов и исполнения поручений.
• Экономия времени сотрудников.
• Согласование внутренних документов согласно выставленной иерархии.