В статье — о том, как внедрить управленческий учет с нуля, выстроить прозрачную систему показателей и получить полный контроль над финансовой эффективностью компании
Когда компания растет — увеличиваются производственные объемы, продажи, закупки, число партнеров, филиалов и сотрудников и так далее, компании сталкиваются с ростом объема данных быстрее, чем успевают выстроить систему их анализа. В результате управленческие решения принимаются на основе разрозненной информации, а ключевые показатели бизнеса становятся непрозрачными.
Управленческий учет позволяет системно собирать, обрабатывать и анализировать данные о деятельности предприятия. Его задача — обеспечить руководителей и собственников инструментами для контроля бизнеса и принятия обоснованных решений.
Разберем, в каких ситуациях возникает потребность во внедрении управленческого учета, какие задачи он решает и как организовать этот процесс без избыточных затрат ресурсов.
Когда бизнесу необходим управленческий учет
На ранних этапах развития компании учет зачастую осуществляется вручную. Собственники лично отслеживают объемы продаж, себестоимость продукции и финансовые результаты.
По мере роста бизнеса ситуация меняется:
- увеличивается количество заказов;
- формируются специализированные подразделения;
- расширяется география присутствия;
- усложняется организационная структура.
Управление переходит к наемным топ-менеджерам, а обмен информацией между подразделениями осуществляется через excel-таблицы и разрозненные файлы.
При этом, если бухгалтерский учет ведется корректно, то он все равно не способен отвечать на ключевые управленческие вопросы, такие как:
- уровень маржинальности продукции;
- достижение точки безубыточности;
- эффективность отдельных подразделений;
- оптимальность каналов продаж;
- обоснованность складских остатков;
- структура косвенных затрат;
- целесообразность содержания отдельных филиалов;
- формирование бюджетов и финансовых планов.
В этих условиях возникает необходимость внедрения управленческого учета как единой системы, обеспечивающей прозрачность бизнеса и детализацию показателей до уровня первичных данных.
Управленческий учет как система управления бизнесом
Управленческий учет представляет собой не только набор отчетов, но и целостную модель управления, в которой:
- данные формируются на уровне первичных операций;
- информация проходит единый цикл обработки;
- показатели агрегируются по заданным аналитикам;
- итоговые значения можно детализировать до источника возникновения.
Внедрение возможно как на этапе создания бизнеса, так и в действующей компании, независимо от ее масштаба.
Подготовка к внедрению: ключевые условия
Поддержка со стороны руководства
Проект должен иметь явную поддержку со стороны собственников и топ-менеджмента. Без этого внедрение теряет приоритет и не достигает результата.
Формирование команды проекта
Для реализации создается рабочая группа, в которую в первую очередь должны входить:
- внутренние специалисты;
- внешние консультанты;
- привлеченные сотрудники.
Внедрение системы должно являться основной задачей команды и быть приоритетнее текущих операций.
Назначение ответственных в подразделениях
В каждом подразделении определяется ключевой сотрудник, через которого выстраивается взаимодействие с проектной командой. Это снижает нагрузку на коммуникации и ускоряет внедрение.
Построение методологии управленческого учета
Анализ текущего состояния (as is)
На первом этапе фиксируется текущая модель работы компании:
- описание бизнес-процессов;
- источники и потоки данных;
- используемые информационные системы;
- структура хранения информации;
- действующие практики учета.
Задача этапа — определить, какие элементы можно использовать без изменений, а какие требуют доработки.
Формирование целевой модели (to be)
Далее разрабатывается целевая архитектура учета, включающая:
- перечень ключевых показателей (EBITDA, ROA, оборотный капитал и др.);
- аналитические разрезы (ЦФО, продукты, заказы и др.);
- бизнес-процессы формирования данных.
Этот этап определяет логику всей системы и требует максимальной точности.
Критически важные элементы проектирования
При разработке модели необходимо:
- согласовать требования к отчетности с собственниками и руководством;
- детально изучить операционные процессы компании;
- определить полный перечень аналитик до начала внедрения;
- исключить дублирование данных и процессов;
- обеспечить принцип однократного ввода информации.
В качестве инструмента проектирования удобно использовать схемы или ментальные карты, отражающие взаимосвязь данных и отчетов.
Выбор программного решения
Выбор системы — один из ключевых этапов проекта.
Рекомендуется использовать единое решение, которое позволяет:
- вести операционный учет;
- формировать управленческую отчетность;
- обеспечивать автоматическую обработку данных.
Использование разрозненных инструментов приводит к дублированию информации и увеличению трудозатрат.
Практика ведения учета в электронных таблицах встречается, но не обеспечивает необходимого уровня надежности и масштабируемости. Современные ERP-системы позволяют учитывать отраслевую специфику и автоматизировать ключевые процессы.
Реализация проекта: активная фаза
На этапе внедрения основное внимание уделяется корректному вводу данных.
Информация должна попадать в систему на этапе возникновения:
- в продажах — при оформлении заказа;
- в закупках — при формировании потребности;
- на производстве — при выпуске продукции.
Эти процессы требуют обучения сотрудников, не связанных напрямую с финансами.
Инструменты внедрения:
- обучающие сессии;
- инструкции и регламенты;
- презентации;
- постоянная коммуникация с пользователями.
Ключевую роль играет поддержка со стороны руководства.
Поддержка после запуска
После ввода системы в эксплуатацию требуется:
- организовать линию поддержки пользователей;
- контролировать корректность данных;
- оперативно разбирать ошибки;
- закреплять правильные практики работы.
На практике период стабилизации может занимать несколько месяцев.
Формирование управленческой отчетности
При корректной организации учета формирование отчетов становится технической задачей.
Большинство современных систем уже содержат базовые формы:
- отчет о доходах и расходах;
- валовая прибыль в разрезе аналитик;
- анализ себестоимости заказов;
- отчет по оборотному капиталу;
- контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
- управление запасами.
При необходимости отчеты дорабатываются с учетом потребностей бизнеса.
Вывод
Внедрение управленческого учета — это не только автоматизация отчетности, но и изменение подхода к управлению компанией.
При правильной организации система позволяет:
- получать достоверные данные в режиме, близком к реальному времени;
- контролировать эффективность бизнеса на всех уровнях;
- принимать обоснованные управленческие решения.
Ключевыми факторами успеха являются методологическая проработка, выбор подходящей системы и вовлеченность сотрудников на всех этапах проекта.
Остались вопросы?
Проконсультируйтесь с нашими специалистами
