Платежный календарь в 1С: для чего он и как его использовать

Давайте сначала разберемся, зачем предприятию управлять денежными средствами и каким образом управление можно осуществить с помощью рабочего места «Платежный календарь».

Для более эффективной работы в рамках управления денежными средствами, предприятию необходимо: 

• сократить финансовый цикл по отношению к операционному циклу работы предприятия;
• обеспечить определенный уровень ликвидности предприятия, чтобы обезопасить предприятие от рисков банкротства;
• структурировать денежные потоки, чтобы проанализировать потоки ДС: понять, откуда они приходят, куда уходят.
  
  

Все эти цели планирования и управления денежными средствами можно решить при использовании рабочего места «Платежный календарь».

Использование «Платежного календаря» определяется функциональной опцией «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов» — «Казначейство и взаиморасчеты» — «Заявки на расходование денежных средств».

В «Платежном календаре» задается период планирования — количество дней вперед от текущей даты. В «Платежном календаре» может быть установлен фильтр по банковским счетам.

«Платежный календарь» работает в трех основных режимах (кнопка «Вид»).

1. Заявки — Календарь

Кликните на картинку, чтобы увеличить ее.

В левой части окна можем увидеть список всех заявок, в правой части видим сам график.

«Режим Заявки» — «Календарь» используется для распределения заявок по счетам и кассам. Выводится список заявок, а также данные по остаткам и оборотам с группировкой по банковским счетам/кассам в разрезе валюты.

Распределение «Заявок на расходование денежных средств» выполняется на ближайший день оплаты и наиболее подходящий банковский счет (кассу), на котором достаточно денежных средств (кнопка «К оплате»). В момент распределения оплаты выполняется автоматический перевод заявок в статус «К оплате».

Можно распределить как одну, так и несколько заявок. В момент распределения система автоматически подбирает наиболее подходящий банковский счет из списка банковских счетов в «Платежном календаре» в порядке приоритетности их расположения (сверху вниз). Дата оплаты подбирается системой исходя из даты платежа, указанной в заявке. Приоритет при распределении по счетам отдается банковскому счету, указанному в заявке на закладке «Основное», при указании формы оплаты.

Фактические результаты распределения заявки показываются на закладке «Распределение по счетам» в документе «Заявки на расходование денежных средств».

2. «Календарь — Платежи»

Режим «Календарь — Платежи» используется для детальной работы с данными календаря, обеспечивает работу с платежами при помощи различных инструментов системы.

Данный режим отображает в верхней части сам график: выводятся данные по остаткам и оборотам с группировкой по банковским счетам/кассам в разрезе валюты, в нижней его части расшифровка до объектов оплаты. Объектами оплаты выступают:

• Заявки на расходование денежных средств.
• Ожидаемые поступления денежных средств:
•  Оплаты заказов клиентов, накладных, договоров (по графикам);
•  Возвраты денежных средств от поставщиков.
• Ожидаемые списания (без оформленных заявок на расходование денежных средств):
• Оплаты заказов поставщикам, накладных, договоров (по графикам);
• Возвраты денежных средств клиентам.

3. Список заявок

Режим «Список заявок» используется для распределения заявок по счетам и кассам. В этом режиме показывается только список заявок как распределенных (ожидающих формирования платежного документа), так и нераспределенных (ожидающих распределения по счетам/кассам и дням оплаты).

В «Платежном календаре» производится распределение «Заявок на расходование ДС» по дням оплаты и по банковским счетам (с учетом остатка денежных средств на счетах и планируемых поступлений).

Для отбора заявок, не распределенных к оплате:

• в режиме «Заявки — Календарь» предусмотрена кнопка «Только к распределению»; 
• в режиме «Календарь — Платежи» выбрать раздел «Списание не распределено».
  
  

Требуемую заявку из таблицы платежей можно распределить, выбрав к ячейке соответствующий день оплаты и применив команду «К оплате», либо используя метод визуального переноса заявки в соответствующий банковский счет или кассу соответствующего дня оплаты.

Для планирования списаний используются созданные в системе документы «Заявка на расходование ДС».

Для планирования поступлений используются графики оплаты, заданные в договоре или заказе клиента. «Платежный календарь» позволяет планировать поступление денежных средств документом «Ожидаемое поступление денежных средств», формирование документа производится командой «Запланировать» — «Поступление».

«Платежный календарь» позволяет планировать перемещения денежных средств документом «Распоряжение на перемещение денежных средств», формирование документа производится соответствующими командами:

• «Запланировать» — «Перечисление на другой счет»;
• «Запланировать» — «Выдача в другую кассу»;
• «Запланировать» — «Инкассация в банк»;
• «Запланировать» — «Инкассация из банка».

Красным сторно отражаются отрицательные плановые остатки по счетам и кассам — признак кассового разрыва.

Для удобства работы с заявками на расходование средств предусмотрены различные режимы группировки заявок:

«Платежный календарь» позволяет сформировать платежные документы автоматически. Для этого используется команда «Сформировать списания ДС».

Предусмотрена частичная оплата по заявке. Такая возможность обеспечивается за счет механизма разбиения суммы заявки по датам платежа и нескольким банковским счетам/кассам (кнопка «Изменить платеж» — «Разбить оплату» в режиме «Календарь — Платежи» или кнопка «Разбить оплату» из контекстного меню списка заявок в режимах «Список заявок», «Заявки — Календарь»). Сумма и дата нового платежа вводятся в форме «Введите сумму и дату нового платежа».

Кроме этого, возможно изменение параметров объектов оплаты (дата оплаты, банковский счет/касса), что позволяет выполнить перенос заявок на расходование денежных средств с одной даты оплаты на другую и/или с одного счета (кассы) на другой в рамках календаря. 

Для управления составом данных, которые используются для расчета плановых остатков денежных средств, используется форма «Настройки платежного календаря» (кнопка «Еще» — «Настройка»).

С помощью данной настройки можно увидеть все желаемые данные за любой период в выбранной валюте.