НСИ в 1С: что это, преимущества и как использовать

НСИ (Нормативно-справочная информация) в 1С — это «база знаний» компании: справочники и классификаторы (контрагенты, номенклатура, сотрудники, склады, валюты, единицы измерения), обеспечивающие единство, точность и согласованность данных для всех бизнес-процессов, являясь основой для корректного учета и отчетности. Чтобы сформировать единое информационное пространство, в компании внедряются решения по централизованному управлению НСИ в 1С.

Система управления НСИ в 1С подходит для компаний любого масштаба — от малого бизнеса с перспективами роста до крупных предприятий. На этапе развития компании к базовой программе, например к «1С:Бухгалтерия», добавляются дополнительные решения:

• «1С:Зарплата и управление персоналом»; 
• «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования»; 
• «1С:Управление торговлей» и другие.

Каждой из этих систем управляют разные специалисты, а коды и наименования объектов в них формируются по собственным алгоритмам. В результате возникают разрозненность данных и сложности при формировании целостной картины.

Это приводит к следующим проблемам:

• неполнота и несогласованность данных;
• ошибки в отчетности;
• трудности при анализе продаж и других показателей;
• возникают задержки в принятии управленческих решений, поскольку необходимо обработать данные вручную.

Чтобы их решить, компании внедряют системы управления НСИ в 1С. Унификация стандартов обеспечивает точность и актуальность данных, что повышает совместимость, упрощает принятие управленческих решений и способствует оптимизации расходов, позволяя компании развиваться эффективнее.

Программное обеспечение для управления НСИ используется с целью повышения эффективности использования материальных, финансовых и человеческих ресурсов. Это достигается благодаря получению максимально качественной информации, поступающей из разных источников, и ее консолидации. Основными характеристиками качественной информации являются:

• актуальность;
• полнота;
• согласованность;
• унификация.

Качественная информация помогает достичь следующих стратегических целей внедрения ПО:

• интеграция разнородных информационных систем компании;
• организация скоординированной работы корпоративного информационного пространства.

Особенно актуально уделить пристальное внимание управлению НСИ при переходе на новые учетные системы. На этом этапе ответственные сотрудники могут очистить и оптимизировать справочники НСИ, исключив перенос устаревших и/или дублирующих данных.

Основной эффект от управления НСИ — это упрощение подготовки управленческой и бухгалтерской отчетности, что приводит к:

• оптимизации расходов;
• повышению точности управленческих решений;
• повышению качества данных.

Программное обеспечение для управления НСИ помогает решать следующие задачи:

• быстро добавлять новые элементы НСИ;
• обеспечивать доступность элементов НСИ для всех пользователей;
• поддерживать точность и полноту данных в учетной системе;
• формировать централизованную ответственность за качество НСИ;
• предотвращать дублирование путем централизации данных, стандартизации записей, создания единой точки ввода и контроля;
• однозначно идентифицировать данные.

Обратите внимание: экономический эффект от качественного управления НСИ в 1С выражается косвенно. Например, за счет сокращения ошибок при прогнозировании закупок или оптимизации процессов учета.

Для лучшего понимания, как работают справочники НСИ в 1С, рассмотрим их структуру. 

Справочники НСИ используются для хранения данных. Они отличаются единой структурой, например: списки сотрудников, поставщиков или товаров. Справочники НСИ обеспечивают:

• хранение структурированной информации;
• возможность ее редактирования;
• поддержание многоуровневой иерархии.

Справочники разделяются на основные (содержат информацию о структуре компании) и вспомогательные (включают данные общероссийских классификаторов, например, адреса или банковские реквизиты). Каждый элемент справочника имеет уникальный код и может содержать дополнительную информацию.

Правильная организация справочников — ключ к эффективной работе компании. Без системного подхода справочники могут превратиться в источник проблем, таких как дублирование данных или их несогласованность.

Master Data Management или MDM-системы — это программное решение для унификации и управления НСИ во всех информационных системах компании. MDM помогает:

• исключить дублирование данных;
• нормализовать справочники;
• повысить производительность и снизить затраты на ручной труд.

Как MDM-системы нормализуют справочники

MDM включает подсистемы, которые выполняют следующие функции:

• управление содержимым справочников;
• автоматизация заявок на добавление или изменение данных;
• синхронизация справочников между системами;
• администрирование доступа к данным.

Для нормализации номенклатуры MDM выполняет такие задачи как:

• создание справочников номенклатуры;
• подключение характеристик и категорий товаров;
• настройка доступа и синхронизация данных.

Продукты на базе 1С:Предприятие 8 с модулем MDM

Решение «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» предназначено для автоматизации процессов консолидации, первичной обработки и ведения нормативно-справочной информации на крупных и средних предприятиях различных отраслей. «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» позволяет:

• консолидировать данные;
• настраивать классификаторы и группировки;
• устранять дубли;
• управлять правами доступа.

Внедрение MDM-системы позволяет компаниям систематизировать НСИ, повысить производительность и сократить издержки.