1С:ЗУП — настройка системы и расчет зарплаты при работе вахтой

Вахтовый метод — особый способ организации работы вне места постоянного проживания сотрудников без возможности ежедневного возвращения домой. Обычная продолжительность от 1 до 3 месяцев. В обязанности работодателя должны входить обеспечение жильем, часто — питанием. Порядок применения вахтового метода утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 Трудового Кодекса РФ для принятия локальных нормативных актов.

Для оформления вахтового режима работы понадобится:

1. Издать Приказ о вводе вахтового метода работы в компании.
2. Разработать Положение, в котором будут закреплены правила, графики, условия оплаты, компенсации и прочие детали.
3. Составить и утвердить графики сменности.
4. В трудовом договоре с сотрудником указать, что работа происходит по вахтовому режиму.

Конфигурации 1С:ЗУП, 1С:ERP позволяют учитывать особенности вахтового графика. Самое важное – первоначальная правильная настройка:

• графиков сменности;
• параметров расчета доплат;
• правил учета расходов на проезд и проживание;
• отчетов по затратам на персонал.

Настройка помогает снизить риски возникновения ошибок при расчетах, снижают нагрузку на бухгалтера, особенно при большом штате вахтового состава работников.

Для регистрации отработанного времени в справочнике Виды рабочего времени (раздел Настройка) предопределены виды Вахта, Дни в пути (вахта) и Междувахтовый отдых.

Необходимо создать новый вид времени Вахта в ночное время (ВМН), где за основной вид времени берутся Ночные часы.

В разделе Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний нужно установить флаг Переработки при суммированном учете рабочего времени. Это необходимо, так как при вахтовом методе работы учетный период может варьироваться от месяца до года.

Изначально в разделе Настройки – Расчет зарплаты необходимо установить флаг Используется несколько видов времени в графике работы, в  связи с тем, что при вахтовом методе зачастую задействуются несколько плановых видов работ.

В справочнике Графики работы сотрудников (раздел Зарплата, раздел Настройка) необходимо ввести новый график:

• Указать название графика, например, Вахта (смена 1).
• Выбрать рабочий год, на который первоначально будут заполняться данные.

Настроить график по ссылке Изменить свойства графика.

• В форме настройки нового графика в поле Производственный календарь необходимо выбрать необходимый производственный календарь. По умолчанию для всех графиков работы установлен производственный календарь с наименованием Российская Федерация.
• В разделе Способ заполнения графика необходимо установить переключатель в положение По циклам произвольной длины (сменные графики). 
• Не учитываются праздничные дни и неполное рабочее время.
• Установить флаг Суммированный учет рабочего времени.
• В разделе Виды времени необходимо установить флажки на видах времени Вахта, Дни в пути, Междувахтовый отдых и Вахта в ночное время.
• В разделе Расписание работы описывается режим работы по дням в течение цикла.

В поле Дата отсчета задается дата, с которой начинается цикл графика, то есть дата первого дня графика. В примере — 01.01.2026. 

По команде График работы будет сформирована печатная форма, где, в результате настройки, отображены рабочие дни, дни в пути и междувахтовый отдых.

При работах вахтовым методом работодатель обязан выплачивать сотрудникам:

• Надбавку за вахтовый метод, установленную законодательством или (при отсутствии установленных законодательством) коллективным, трудовым договором или локальным актами. Вахтовая надбавка учитывается в расчете среднего заработка.
• Районный коэффициент и северную надбавку, в случае выполнения работ в РКС или приравненным к ним местностям.
• Оплату часов за междувахтовый отдых.
• Оплату за время в пути между вахтами.
• Оплату отпусков на общих основаниях. При этом, отпуск должен предоставляться после дней междувахтового отдыха.
• Прочие доплаты и компенсационные выплаты, согласно внутренним ЛНА.

В примере рассмотрена настройка начислений с формой повременной оплаты труда по часовой тарифной ставке.

Для регистрации оплаты необходимо создать новое начисление путем копирования предопределенного вида начисления Оплата по часовому тарифу. В разделе Настройки в плане видов расчета Начисления копированием создается новый вид Оплата по часовому тарифу (вахта).

На вкладке Основное должно быть установлено назначение начисления: Повременная оплата труда и надбавки, начисление выполняется ежемесячно, результат рассчитывается по формуле.

На вкладке Учет времени необходимо указать вид времени Вахта и в качестве дополнительного установить Вахта в ночное время. Остальные параметры нужно оставить без изменения.

Для регистрации оплаты за ночные часы необходимо изменить настройку вида начисления Доплата за работу в ночные часы. Для этого на закладке Учет времени необходимо добавить дополнительный вид времени Вахта в ночное время.

Для регистрации оплаты дней в пути в разделе Настройки – Начисления необходимо создать новый вид расчета Дни в пути (вахта).

На закладке Основное устанавливается назначение и порядок расчета Прочие начисления и выплаты. В поле Начисление выполняется – Только если введен вид учета времени – Дни в пути (вахта). 

Формулу можно установить следующую: ТарифнаяСтавкаЧасовая * ВремяВЧасах

На закладке Учет времени в разделе Начисление выполняется устанавливается переключатель в положение За работу полную смену в пределах нормы, а в разделе Обозначения в учете времени и стажах выберите Дни в пути (вахта).

На закладке Зависимости настраивается возможность использования этого начисления при расчете других начислений и удержаний.

На закладке Приоритет указывается, какие начисления должны выполняться вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление. Как правило, эти таблицы заполняются программой автоматически по результатам анализа основных параметров начислений.

На закладке Средний заработок в разделах имеющихся разделах необходимо определить, входит ли начисление в средний заработок для отпусков и других отсутствий.

В статье мы ориентируемся на то, что оплата дней в пути не является компенсационной выплатой и относится к оплате труда и облагается НДФЛ и взносами, хотя этот вопрос (облагать — не облагать) до сих пор является спорным. При иной позиции можно произвести настройку на закладке Налоги, взносы, бухучет по своему усмотрению.

Междувахтовый отдых — дополнительные выходные в рабочих днях, исходя из стандартной 8-часовой недели (сб, вс — выходные).
Суть вахты: во время ее сотрудники перерабатывают и меньше отдыхают (обычно 1 выходной в неделю), а между вахтами получают оплачиваемый междувахтовый отдых. График строят так, чтобы вся переработка за учетный период была скомпенсирована днями отдыха до конца года.

Порядок расчета дней законодательно не установлен. Для расчета обычно используется формула:
(Фактические часы работы в месяце – норма при обычной длительности) / 8 часов.

Междувахтовый отдых нужно предоставлять равномерно между вахтами, закладывая в график. Если к концу года осталась переработка, не закрытая отдыхом, она оплачивается по тарифной ставке (окладу).

Для оплаты дней межвахтового отдыха необходимо создать  в базе новый вид начисления Оплата дней междувахтового отдыха.

На закладке Основное:

• в разделе Назначение и порядок расчета необходимо выбрать значение Повременная оплата труда и надбавки. В поле Начисление выполняется — значение Только если введен вид учета времени и выбрать предопределенный вид времени Междувахтовый отдых.
• в разделе Расчет и показатели указывается способ расчета Результат рассчитывается и настраивается формула расчета по ссылке Редактировать формулу. Для расчета оплаты дней междувахтового отдыха работы может быть настроена следующая формула: ТарифнаяСтавкаЧасовая * ВремяВЧасах.

На закладке Учет времени в разделе Начисление выполняется нужно установить переключатель в положение За работу полную смену в пределах нормы, а в разделе Обозначения в учете времени и стажах выбрать Междувахтовый отдых.

На закладке Зависимости настраивается возможность использования этого начисления при расчете других начислений и удержаний.  В табличных частях отображаются начисления и удержания, в расчетную базу которых входит текущее начисление.

На закладке Приоритет указывается, какие начисления должны выполняться вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление. Как правило, эти таблицы заполняются программой автоматически по результатам анализа основных параметров начислений.

На закладке Средний заработок в разделах Расчет оплаты отпусков, командировок и др. и Расчет пособий по социальному страхованию необходимо определить, входит ли начисление в средний заработок для отпусков и других отсутствий.

На закладке Налоги, взносы, бухучет необходимо произвести настройку по разделам.

Для автоматического расчета оплаты за дни междувахтового отдыха необходимо отразить дни в Табеле учета рабочего времени (раздел Зарплата - Табель учета рабочего времени). В табеле междувахтовый период по графику, установленному сотруднику, необходимо предоставить дни междувахтового отдыха, согласно расчета переработки, по 8 часов, остальные дни зарегистрировать кодом МО с нулевыми часами.

Специальная надбавка заменяет собой суточные, которые выплачиваются обычным сотрудникам при направлении в командировку.
Отличие в том, что вахтовая надбавка компенсирует особые условия труда, а суточные — расходы на питание и мелкие бытовые нужды во время командировок или нахождения на объекте.

Надбавка за вахтовый метод работы не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах норм: 700 руб. за день нахождения на вахте (в пути) в РФ и 2 500 руб. при работе за границей (2026 год). Налог и взносы начисляются только на сумму превышения указанных дневных лимитов. Конкретный размер надбавки устанавливается работодателем в коллективном трудовом договоре или другом локальном нормативном акте. Для госслужащих утверждены процентные соотношения на законодательном уровне — от 30% до 75%.

Важно! Надбавка вахтовикам начисляется, как за дня нахождения на вахте (в т.ч. выходные), так и за дни в пути (от пункта сбора до места работы и обратно).

Для того, чтобы расчет надбавки производился в системе, необходимо создать и настроить:

• 3 новых пользовательских показателя;
• 2 новых вида начисления.
• Назначить надбавку плановым начислением необходимым сотрудникам.

Настройка вида начисления в пределах законодательно установленных норм.

Сперва для настройки формулы в начислении вводятся два новых показателя:

• Надбавка за вахту необлагаемая;
• Дни на вахте.

Указывается наименование, назначение, тип показателя и периодичность использования.

Для регистрации доплаты производится настройка нового вида начисления Надбавка за вахтовый метод необлагаемая.

На закладке Основное указывается назначение начисления – Компенсационные выплаты, периодичность начисления – Ежемесячно. В разделе Расчет и показатели устанавливается переключатель на Результат рассчитывается и по гиперссылке Редактирование формулы вводится формула: НадбавкаЗаВахтуНеоблагаемая*ДниНаВахте.

На закладке Учет времени устанавливается вид времени, по которому будет производиться расчет – Рабочее время.

На закладке Зависимости настраивается возможность использования этого начисления при расчете других начислений и удержаний. В табличных частях отображаются начисления и удержания, в расчетную базу которых входит текущее начисление. При добавлении вида начисления в этот список текущее начисление попадает в список его базовых (на закладку Расчет базы этого вида начисления).

На закладке Приоритет указывается, какие начисления должны выполняться вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление. В примере (слева) перечислены начисления в период действия которых компенсация начисляться не будет.

Далее заполняются данные во вкладке Налоги, взносы, бухучет: начисление не облагается НДФЛ и взносами. В форме Т-57 учитывается, как Другие выплаты, указывается вид дохода для исполнительного производства.

Настройка вида начисления сверх законодательно установленных норм.

Сперва для настройки формулы в начислении вводится новый пользовательский показатель. Второй показатель Дни на вахте был уже введен ранее:

• Надбавка за вахту облагаемая. 

Указывается наименование, назначение, тип показателя и периодичность использования.

Для регистрации доплаты производится настройка нового вида начисления Надбавка за вахтовый метод облагаемая.

На закладке Основное указывается назначение начисления – Компенсационные выплаты, периодичность начисления – Ежемесячно. В разделе Расчет и показатели устанавливается переключатель на Результат рассчитывается и по гиперссылке Редактирование формулы вводится формула: НадбавкаЗаВахтуОблагаемая*ДниНаВахте.

На закладке Учет времени устанавливается вид времени, по которому будет производиться расчет – Рабочее время.

На закладке Зависимости настраивается возможность использования этого начисления при расчете других начислений и удержаний.

На закладке Приоритет указывается, какие начисления должны выполняться вместо текущего, или начисления, вместо которых выполняется текущее начисление.

Далее заполняются данные во вкладке Налоги и взносы: начисление не облагается НДФЛ и взносами. В форме Т-57 учитывается, как Другие выплаты, указывается вид дохода для исполнительного производства.

Назначение надбавки плановым начислением.

В разделе Зарплата в журнале Изменение оплаты труда сотрудников для сотрудников создается два новых документа с типом Назначение планового начисления.

Указываются организация, дата начала действия надбавки и суммы для выбранных сотрудников.

Для ввода показателя ДниНаВахте необходимо настроить Шаблон ввода исходных данных (раздел Настройки).

Заполняется наименование шаблона, выбирается нужный разовый показатель Дни на вахте. На вкладке Дополнительно указывается, что в документе используется Несколько сотрудников.

С помощью предварительно настроенного шаблона в последующем осуществляется ввод информации по дням вахты сотрудников документом Данные для расчета зарплаты (раздел Зарплата). 

Исходя из табеля, одному сотруднику положено 17 дней доплаты (Вахта+Дни в пути), а другому — 16 (Вахта+Выходные+Дни в пути)

Заполняем документ Данные для расчета зарплаты с типом Дни на вахте. Указывается Месяц начисления, Организация, в табличную часть подбираются сотрудники и им устанавливаются полученные значения в колонке Дни на вахте.

Расчет зарплаты осуществляется документом Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата) после ввода всех необходимых данных.

Заполняются поля Месяц и Организация, по командам Заполнить или Подбор в табличная часть заполняется сотрудниками. На закладке Начисления выполнен расчет, согласно настройкам.

На закладке НДФЛ и Взносы произведены удержания налогов и взносов.

Таким образом, в статье рассмотрен один из способов настройки и расчета зарплаты вахтовым методом.