Основные проблемы и сложности, с которыми сталкиваются предприятия при автоматизации бюджетирования

Автоматизация функционала бюджетирования помогает повысить эффективность управления предприятием, увеличить производительность труда, упорядочить бюджетную дисциплину и достичь планируемых показателей. Однако важно понимать, что это достаточно серьезный и трудоемкий процесс, затрагивающий множество аспектов, которые нельзя упускать из виду.

Рассмотрим основные проблемы и сложности, с которыми может столкнуться компания при автоматизации бюджетирования. 

1. Игнорирование одного из этапов внедрения или неполнота выполнения этапа.

Построение автоматизированной системы бюджетирования принципиально должно включать в себя следующие верхнеуровневые последовательные этапы:

• целеполагание;
• предпроектное обследование;
• разработка методологии системы бюджетирования;
• автоматизация в программном продукте;
• эксплуатация и обучение пользователей.

Зачастую компании игнорируют первые два этапа и не проводят их вообще, а начинают процесс внедрения системы бюджетирования сразу с этапа разработки методологии, а иногда и с приобретения программного продукта. Однако прежде чем приступить к внедрению системы бюджетирования, очень важно определиться с целями, для чего это делается. Если не сформулирована цель, которую нужно достичь, определенные параметры ее достижения, то непонятно, выполнен проект или нет.

Кроме определения целей важным этапом, которым часто пренебрегают, является этап предпроектного обследования или анализа ситуации «как есть», определения картины «как надо», составления плана и бюджета работ по переходу из существующего состояния в желаемое. Также очень важна полнота выполнения этапа обследования. Если на данном этапе сотрудники заказчика не сообщают обо всех нюансах бизнес-процессов в компании, то при автоматизации могут быть учтены не все необходимые требования для реализации желаемого результата. На последующих этапах это может стать стоп-фактором или причиной для перекраивания уже автоматизированных процессов, что увеличит время и стоимость внедрения. 

2. Желание в течение периода внедрения реализовать больше, чем изначально планировалось. 

Не редкостью является, что заказчик стремится в рамках проекта охватить больше, чем изначально планировал, а исполнитель зачастую идет навстречу, не желая портить сложившихся партнерских отношений, что в итоге приводит к неэффективному распределению времени, несоблюдению сроков и, возможно, увеличению стоимости автоматизации. 

Чтобы избежать прогнозируемых проблем, очень важно не отрываться от намеченного плана. Такой план работ целесообразно включить в качестве приложения к договору между сторонами, определив ответственных, продолжительность и результат каждого этапа работ. По итогам проведения предварительного обследования системы планирования, используемой до автоматизации, следует детализировать календарный план, утвердить его перед началом внедрения на самом высоком уровне и строго следовать намеченным временным рамкам и задачам (за исключением внештатных ситуаций). 

3. Отсутствие вовлеченности персонала компании заказчика и сопротивление сотрудников обучению новому программному продукту. 

При автоматизации системы бюджетирования процесс может столкнуться с сопротивлением сотрудников ряда служб, работа которых напрямую или косвенно связана с подсистемой бюджетирования. Это может быть связано как с недостаточной квалификацией ответственных сотрудников в новом программном продукте, так и со страхом сотрудников отойти от привычных устоявшихся процессов и обучаться новой функциональности. 

Например, сотрудники финансовой службы иногда не хотят ничего менять в отлаженной схеме бюджетирования и боятся переходить с привычной системы на новую. Они опасаются, что что-то пойдет не так и не получится быстро освоить программу с первого раза. Порой предпочитают продолжать работу с отчетами в Excel или других старых системах, требующих больше ручного труда и времени, но в которых процесс отлаживался годами. 

Отказ сотрудников заказчика от выполнения задач может привести к серьезным проблемам при внедрении автоматизации, в том числе к срыву сроков проекта, поэтому чтобы этого избежать, необходимо параллельно внедрять грамотную систему мотивации персонала для достижения запланированных результатов. Очень важно донести до сотрудников заказчика, что процесс автоматизации подразумевает обучение новой системе со стороны исполнителя, предоставление подробных инструкций, консультирование пользователей на каждом этапе и непрерывную поддержку во всем. Также следует обратить внимание, что автоматизация, наоборот, поможет ускорить работу, сократить ручной труд и исключить возможные ошибки ввиду человеческого фактора. 

Таким образом, наличие сильной команды, готовой участвовать в изменениях в компании и учиться новому, очень важно для успешной реализации проекта автоматизации. Только при наличии компетентных специалистов, готовых принять и реализовать изменения, возможно достижение поставленных целей.

4. Неудачный выбор времени внедрения автоматизации.

Успешный результат автоматизации становится возможным только при условии, что специалисты заказчика, задействованные в бюджетном процессе и входящие в рабочую группу по автоматизации, способны уделять рабочее время, желательно не менее трети, на постановку задач по автоматизации, обследованию, тестированию новых процессов, доработок и обучению работе в новой системе.

Например, вопрос автоматизации часто становится актуальным в период составления ежегодного бюджета, но на деле это наиболее неудачный момент начала внедрения. Также неподходящим является время незадолго до начала составления бюджета, так как появляются дополнительные трудозатраты на освоение новой системы, составление бюджета, основных обязанностей специалистов. Все это может привести к естественному отторжению нового программного продукта и отрицательным результатам. 

Наиболее подходящим можно считать период сразу после утверждения бюджета, когда сотрудники заказчика способны уделить достаточное количество времени и внимания вопросам автоматизации. 

5. Взаимное перекладывание ответственности.

Взаимное перекладывание ответственности сторонами обычно является следствием некачественно составленного договора на внедрение, которое приводит к затягиванию сроков, снижению энтузиазма и охлаждению отношений между заказчиком и исполнителем.

Значительно облегчает процесс внедрения системы бюджетирования создание совместной рабочей группы с участием специалистов заказчика и исполнителя. В состав такой группы рекомендуется включить ведущих специалистов заказчика из подразделений, непосредственно занятых в процессе планирования и анализа бюджета и сотрудников исполнителя, ответственных за обучение пользователей и четко распределить зоны ответственности.

6. Неучастие топ-менеджмента компании в постановке целей и разработке основных методологических аспектов.

Серьезная ошибка, которую допускают компании в процессе внедрения, — это низкая заинтересованность и неучастие топ-менеджмента компании в проекте. А между тем, именно руководство предприятия является основным пользователем управленческой информации и играет главную роль в определении требований к ней, а значит, и ко всей системе бюджетного управления. Чтобы не допустить этой ошибки, топ-менеджменту компании желательно быть в курсе основополагающих моментов по внедрению автоматизации системы бюджетирования и принимать участие, как минимум, на ежедневных оперативных совещаниях с исполнителем.

7. Смена участников проекта, задействованных в процессе подготовки автоматизации.

Бывает, что во время проекта происходит смена ключевых сотрудников, как со стороны заказчика, так и исполнителя. Очень важно, чтобы при обновлении команды (по каким-либо причинам) не менялись главные цели и задачи, передавалась вся документация и информация по ходу реализации проекта. Для достижения лучших результатов и минимизации потери времени следует начинать и завершать проект в первоначальном составе.

8. Продолжительные сроки согласования технических заданий и концепций заинтересованными участниками процесса, изменение требований к доработкам.

Знание возможных проблем и сложностей при автоматизации бюджетирования поможет минимизировать риски и достичь успешного результата. Для этого необходимо:

• установить временные рамки проекта автоматизации и четко их соблюдать;
• детально следовать всем этапам и провести предварительный трудоемкий анализ, четко поставив цели, задачи автоматизации, описать методологию и действовать строго намеченному плану и требованиям; 
• определить и утвердить методы решения нестандартных задач;
• распределить зоны ответственности;
• создать инструменты контроля внедрения автоматизации системы;
• убедиться, что заказчик готов идти до конца, ориентирован на успешный результат, включая мотивацию рядовых сотрудников и желание обучаться новой программе.