Вводная по подсистеме «Склад и доставка»

Склад или магазин — выделенная территория, предназначенная для хранения товарно-материальных ценностей.

1. Выделение складов рекомендуется в следующих случаях:

• отдельный адрес месторасположения;
• единые условия хранения товарно-материальных ценностей.

2. В информационной системе может быть задано неограниченное количество складов (магазинов). 

3. Складские территории являются общими для всех организаций, учет по которым ведется в рамках одной информационной базы. То есть на одном складе (магазине) могут храниться товары, принадлежащие разным организациям.

4. Склады бывают трех типов: оптовый, розничный магазин, цеховая кладовая:

• Оптовый склад. Используется для оформления операций оптовой торговли и обеспечения внутренних потребностей предприятия. При оформлении розничных продаж склады данного типа недоступны для выбора; 
• Розничный магазин. Используется для оформления операций оптовой и розничной торговли. На розничном складе не поддерживается использование ячеек для адресного хранения товаров;
• Цеховая кладовая. Склад предприятия, предназначенный для хранения материалов и продукции, отражаемой в учете в составе незавершенного производства. 

5. Для оптовых складов могут использоваться помещения. Это необходимо, когда на складе действительно есть физическое деление на помещения, ответственные за каждые помещения и существуют различные условия хранения товаров на одном складе. Например, продукты, лежащие в холодильнике и запасные части для этих холодильников в подсобке.

6. Помещения могут быть только на ордерных складах. Ордерный склад необходим для разграничения ответственности за приемку и отгрузку товаров. Таким образом, кладовщик регистрирует факт приемки или отгрузки товара со склада в количественном выражении, а менеджер, который не видит товар вживую, оформляет только накладные по данным кладовщиков. Его зона ответственности — уже суммовой разрез товародвижения.

7. Склады и кладовые могут быть адресными, то есть иметь четкую топологию:

• Справочное размещение товаров в ячейках. Складские ячейки используются в качестве справочной информации для упрощения процесса размещения и отбора товаров, но учет остатков товаров ведется в целом по складу или помещению. Данный способ удобно использовать, когда в каждой ячейке располагается один товар. Это позволяет быстро находить товары, по которым требуется отгрузка;
• Адресное хранение товаров в ячейках. Товары хранятся в ячейках, учет остатков товаров ведется по ячейкам. При таком способе хранения поддерживается процесс автоматического размещения товаров в складские ячейки. При этом учитываются как особенности самого товара (условия, сроки хранения, размеры), так и характеристики склада (количество ячеек, тип, размер ячеек и т. д.). Использование данного способа хранения позволяет не только быстро найти товар на складе, но и получить точные данные о количестве товаров, хранящихся в определенной складской ячейке.

В таком случае мы получаем следующие преимущества: 

• управление складскими процессами. Предусмотрены алгоритмы, позволяющие размещать товар в соответствии с размерами его упаковки в ячейках нужного размера, контролировать процесс заполнения ячеек, автоматически определять свободные ячейки в соответствии с заданной для товара областью хранения и той складской группой, к которой он относится;
• оптимизация использования складского пространства. Обеспечивается за счет автоматического размещения товаров в складские ячейки в соответствии с заданными правилами размещения товаров.

8. Пример реализации топологии склада:

• Секции. Товары для ванной, товары для строительства, садовые товары, домашний текстиль; 
• Линии. Большая конструкция (в коридоре, по которому проходит человек, с двух сторон размещены полки с товарами);
• Стеллажи. Это то, что размещено на обеих сторонах (справа и слева по коридору);
• Ярусы. Полки с товарами на разных этажах стеллажа;
• Позиции. Горизонтальное деление яруса справа налево. Например, сначала лежит тюль, потом тканевые шторы, потом рулонные шторы.

Выделяют следующие операции на обычном оптовом складе: 

• Внутреннее потребление (списание товаров на расходы или передача в эксплуатацию). То есть происходит количественное списание товара со склада и с баланса организации, а суммовой эквивалент распределяется по статьям расходов;
• Движение продукции и материалов (различные операции по товарообороту с НЗП);
• Перемещение товаров (отражение перемещения товаров между складами и обособленными подразделениями одной организации);
• Сборка (разборка) товаров. Документ, который позволяет превратить один набор товаров в другой. Например, у клиента ведется учет товаров в разных упаковках и с разными карточками номенклатуры. Данный документ позволяет из штук собрать паллеты, а паллеты разобрать до штук.

Главное отличие заключается в том, что по своей сути это разные операции. В одном случае товар безвозвратно уходит с баланса склада и с баланса организации и формируется задолженность клиента перед организацией. В другом — товар переводится на баланс НЗП для дальнейшего производства из него готовой продукции или полуфабрикатов.

Рассмотрим разницу оформления складских операций на различных складах на примере документа «Перемещение товаров».

1. Перемещение товаров между обычными оптовыми складами оформляется документом «Перемещение товаров» (может быть предварительно использован для заказа). Движения по документу сразу происходят и по складам, и по организации.
2. Перемещение товаров между ордерными складами оформляется документами «Перемещение товаров» + «Расходный ордер на товары» + «Приходный ордер на товары». Документ «Перемещение товаров» делает движения только по регистру «Товары организаций», а движения по регистру «Товары на складах» осуществляет документ «Приходный и расходный ордер на товары» (обычно оформляются разными людьми).
3. Перемещение товаров между адресными складами оформляется документами: «Перемещение товаров» + «Расходный ордер на товары» + «Отбор из ячеек» + «Приходный ордер на товары» + «Размещение товаров». Документ «Перемещение товаров» делает движения только по регистру «Товары организаций», а движения по регистру «Товары на складах» производят документы «Приходный и расходный ордер на товары» (обычно оформляются разными людьми). Документ «Отбор (размещение) товаров» делает движения по регистрам, учитывающим товары по ячейкам.

Инвентаризация товаров — это способ контроля наличия товарно-материальных ценностей. Он заключается в сверке фактических товарных остатков с данными учетной системы.

Все проблемы в складском учете рекомендуется устранять путем проведения инвентаризации товаров, а не исправлять документы задним числом. Варианты проведения инвентаризации товаров на складе:

Процесс инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе состоит из следующих этапов:

• выдача задания на пересчет товаров;
• пересчет товаров в соответствии с заданием;
• фиксация результатов пересчета товаров;
• оформление выявленных излишков, недостач и порчи товаров в финансовом учете.