Внедрение 1C:ERP по полочкам

«Внедрять или не внедрять информационные системы в бизнесе?» — сегодня ответ на этот вопрос очевиден. ERP-системы позволяют:

• заметно снизить временные и финансовые издержки;
• применять новые технологии работы;
• повысить эффективность деятельности сотрудников;
• стандартизировать бизнес-процессы.

Другой вопрос: как грамотно и эффективно организовать процесс? Внедрение сложного IT-продукта, как, например, 1С:ERP, — это не только его установка, но и пересмотр текущих бизнес-процессов, доработка системы под нужды и потребности заказчика, обучение пользователей корректной работе с новыми для них инструментами.

Рассмотрим более подробно проектную технологию внедрения 1С:ERP глазами партнера-франчайзи, основываясь на нашем опыте сотрудничества с крупными компаниями-заказчиками.

В любом проекте можно выделить:

• функциональное моделирование;
• нормализацию и цифровизацию данных;
• разработку механизмов миграции данных;
• доработку системы;
• подготовку системы к запуску;
• запуск системы.

Рассмотрим подробнее каждый этап проекта.

• Интервьюирование

Этап строится на непосредственном общении с заказчиком: устанавливаем личный контакт, задаем наводящие вопросы, смотрим, как работают сотрудники, какими инструментами пользуются, определяем проблемы. Результат — протоколы интервью, которые согласовываются с заказчиком.

Лозунг команды: «Не бойтесь заказчиков, потому что они нас боятся больше!».

• Моделирование процессов и демонстрация модели заказчику

Можно сравнить с конструированием самолета, ведь, чтобы проект «взлетел», необходимо максимально четко наложить бизнес-процессы на функционал внедряемого продукта. Предлагаем описание бизнес-процессов предприятия (As is/To be) и определяем насколько типовое решение соответствует техническим требованиям и бизнесу. Результат — документ «Функциональная модель», согласованный с заказчиком.

• Формирование реестра доработок

Фиксируем в функциональные разрывы все, что не укладывается в типовой функционал, и отдаем на доработку либо разработчикам из внутренней IT-службы заказчика, либо из привлеченной проектной команды.

• Разрабатываем критерии для миграции данных
• Разрабатываем шаблоны для миграции данных;
• Готовим рекомендации по нормализации и цифровизации данных

Нормализация — это способ организации данных, при котором отсутствуют повторяющиеся данные. С нормализованной базой проще работать, сверять и корректировать данные, менять ее структуру для разных задач. Преобразованные данные занимают меньше места, а поиск по элементам становится быстрым и результативным.

• Разрабатываем техническое задание на миграцию
• Уточняем шаблоны и критерии миграции
• Разрабатываем механизмы миграции

В общих чертах миграция данных – это перенос существующих исторических данных в новое хранилище, систему или формат файла. Этот процесс не так прост, как может показаться. Он включает в себя множество подготовительных и постмиграционных мероприятий: планирование, создание резервных копий, тестирование качества и проверка результатов. Миграция завершается только при выключении старой системы, базы данных или среды.

• Разрабатываем техническое задание на модификацию;
• Дорабатываем типовую конфигурацию

Программисты проектной команды-подрядчика не взаимодействуют напрямую с представителями заказчика, потому что понять друг друга им очень сложно! Это то же самое, что общаться с инопланетными гостями. Здесь выступает посредником аналитик: переводит все пожелания с языка заказчика на язык программиста в виде ТЗ на доработку и отдает это ТЗ разработчику. Затем аналитик тестирует полученный результат и передает заказчику.

Этот этап включает:

• настройку системы,
• загрузку данных по состоянию на первое число месяца опытной эксплуатации,
• назначение прав и ролей пользователям согласно матрице прав доступа,
• разработку инструкций пользователей,
• обучение пользователей.

Одна из важнейших задач на проекте внедрения 1С:ERP — обучение пользователей работе в новой программе. Важно это сделать так, чтобы пользователи нас поняли. На этом же этапе мы готовим руководства пользователей и инструкции, которые помогают самостоятельно и корректно работать далее в системе.

Консультирование пользователей в ходе опытной эксплуатации: «включаем» на 85% в производственный процесс «мягкие» или «гибкие» навыки, которые служат основой успеха проектной команды.

• Загружаем данные по состоянию на первое число месяца промышленной эксплуатации
• Назначаем права и роли пользователей согласно матрице прав доступа
• Консультируем пользователей при первом закрытии месяца или закрытии первого квартала

Бытует мнение, что консультирование не отличается от психотерапии (психотерапевтического консультирования). Вот как описывают симптомы психотерапевты.

ОНИ: клиент в роли пациента разрешает себе позицию жертвы, человека-ребенка, ждет помощи, которая решит его проблемы. В голове туман и путаница, звучат жалобы, эмоции преобладают над разумом, состояние нерабочее.

МЫ: эмоциональная поддержка и облегчение состояния человека в трудной ситуации, лечим душу, помогаем справиться с проблемой.

И не забываем про риски проекта:

Мы считаем свою миссию завершенной, когда заказчик начинает «получать удовольствие», и… начинаем все сначала (см. пункт №1) на новом проекте с новым заказчиком.

Статья опубликована на профессиональном портале Klerk.ru