«Партнеры» и «Контрагенты» в «1С:ERP Управление предприятием 2», ред. 2.5 : как не перепутать

Эта статья поможет принять решение об объединении справочников «Контрагенты» и «Партнеры» после того, как вы уже поработали в данном режиме, и сделать это с минимальными потерями информации.

Коснемся такой, на первый взгляд, очевидной темы, как отличие справочников «Партнеры» и «Контрагенты» в 1С:ERP. Что будет, если, поработав в раздельном режиме «Партнеры» и «Контрагенты», ваша компания пришла к выводу, что при раздельном ведении возникает путаница, и чем меньше справочников, тем лучше. Прежде чем объединить справочники, разберем их отличия и особенности совмещенного режима.

Итак, у вас включен режим раздельного ведения «Партнеров» и «Контрагентов»:

Справочник «Контрагенты» используется исключительно в регламентированном учете. Он организован согласно официальной информации: наименование, адрес, ИНН, КПП. Система автоматически по ИНН заполнит все официальные данные по контрагенту, нам лишь останется добавить факультативную информацию при необходимости.

Справочник «Партнеры» используется исключительно для управленческого учета. Реквизиты этого справочника не несут юридической нагрузки. Можно указать любое наименование партнера. ИНН не присваивается, адрес и контакты указываются опционально. Элементу справочника «Партнеры» может соответствовать любое количество контрагентов, которые не связаны юридически, но имеют связь с точки зрения управленческого учета.

Нельзя создать «Контрагента» без привязки к «Партнеру», но можно создать «Партнера» без «Контрагента». Такое может случиться, если установлен деловой контакт, но вы еще не определились, с каким юридическим лицом будете работать. Можно создать сделку с «Партнером» и отслеживать ее.

В карточке «Партнер» есть строка «Головное предприятие» — это многоуровневая связь, которая связывает «Партнеров». Используется только для управленческого учета.

Как связаны «Головная организация» и «Обособленное подразделение»? Регламентированные, юридические связи отражает только справочник «Контрагенты». Идем в справочник «Контрагенты»: в карточке «Контрагента» есть строка «Вид контрагента», а в ней доступен выбор «Обособленного подразделения». При выборе появляется строка «Головной контрагент» — это юридическая связь, одноуровневая, применяется для управленческого учета.

К одному «Партнеру» может быть привязано несколько «Контрагентов», которые связаны или не связаны юридически:

Что делать, если решили отключить режим раздельного ведения «Партнеров» и «Контрагентов»? Как избежать потери информации? Разберем пошагово.

• «Партнеры» превращаются в «Контрагентов». Справочник «Контрагенты» теперь находится в архиве, его можно просматривать, но работать с ним нельзя. Старые документы сохраняют движение по прежним регистрам.
• Объединенный справочник «Партнеры+Контрагенты» забирает себе часть реквизитов обоих справочников, а именно:

1. Если одному «Партнеру» соответствовало несколько «Контрагентов», то объединение происходит с первым привязанным «Контрагентом». Даже если этот «Контрагент» помечен на удаление. Остальные перемещаются в архив. Следовательно, при объединении справочников каждому «Партнеру» должен соответствовать свой «Контрагент». Если «Контрагент» был помечен на удаление, то стоит создать и привязать к нему «Партнера» и также пометить его на удаление.
2. В объединенном справочнике среди «Контрагентов» можно создать иерархию. Если в режиме раздельного ведения один «Партнер» был подчинен «Головному предприятию», то в объединенном режиме один «Контрагент» будет в иерархии содержать другой. Они могут быть не связаны юридически:

Объединение не будет отражаться в строках. При раздельном ведении справочников связь происходит через строку «Головное предприятие», которой нет в объединенном режиме.

• Объединение через «Обособленное подразделение» сохраняется, но работать с этим возможно, если и «Головному контрагенту», и «Обособленному контрагенту» присвоен свой «Партнер».
• На скриншоте ниже красным выделены реквизиты, которые архивируются при объединении:

После объединения:

Наименование «Контрагента» в объединенном справочнике — это наименование «Партнера». Телефон и электронная почта — тоже реквизиты «Партнера». Если важно сохранить контактную информацию из справочника «Контрагенты», ее следует поместить в справочник «Партнеры». Наименование «Партнера» также можно привести в порядок.

Если вы дорабатывали в своей программе справочники «Контрагенты» и «Партнеры», при типовом объединении эти данные потеряются. Объединенный справочник «Контрагенты» придется дорабатывать.

Важный момент, который затрагивает структуру договора: при объединении приоритет принадлежности договора остается за «Партнером» (им может быть Поставщик, либо Покупатель). 

Если «Партнеру» принадлежало несколько «Контрагентов», все договоры будут принадлежать «Контрагенту», объединённому с изначальным «Партнером». 

У остальных «Контрагентов», даже если они относятся к новым «Партнерам», договоры исчезнут. 

Контрагент имеет свой договор:

Карточка договора: обратите вниманием, «Покупатель» – это «Партнер»:

При объединении данный договор пропадает у «Контрагента»:

Однако этот договор появился у «Контрагента», который был его «Партнером»:

Карточка договора:

Если мы заводим новый документ в объединённом режиме с тем же «Контрагентом», система предложит создать новый договор:

Если компания принимает решение раздельно вести справочники «Партнеры» и «Контрагенты», следует придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Удалить «Контрагентов», которые помечены на удаление.
2. Каждому «Контрагенту» присвоить «Партнера», придерживаясь правила: один «Партнер» = один «Контрагент». 
3. Перенести контактные данные из «Контрагента» в «Партнера».
4. Отрегулировать принадлежность договоров при объединении.

Если все подготовительные шаги пройдены, можно переходить к раздельному ведению справочников:

Наиболее безопасный вариант — обсудить с партнером-внедренцем 1С:ERP структуру ведения «Партнеров»-«Контрагентов», чтобы один неверно установленный «флажок» не нарушил бизнес-процессы.