Содержание
Расскажем, как настроить и использовать этапы согласования в «1С:Управление холдингом».
Любой организации важно выстроить грамотный процесс согласования, так как он является не только административной процедурой, но и организационным инструментом, который влияет на эффективность управления предприятием.
Функциональность «1С:Управление холдингом» позволяет эффективно организовывать работу в программе с большим количеством данных и согласовывать объекты системы (документы, справочники) максимально универсально.
Если говорить об основных возможностях процесса согласования в «1С:Управление холдингом», то здесь можно выделить следующие:
- настройка неограниченного количества этапов согласования;
- возможность выстроить в системах автоматический контроль за бюджетами и автоматическое утверждение;
- вариативность шаблонов согласования, а также возможность проведения как последовательного, так и параллельного согласования.
Настройка процесса согласования начинается с создания элемента в справочнике «Шаблоны универсальных процессов», позволяющего прописать очередность этапов работы с документом, отчетом или конкретным процессом, а также указать, кто будет выполнять тот или иной этап процесса. Исполнителем этапа может быть как конкретный сотрудник компании, так и пользователь с определенной ролью.
Шаблон будет определять порядок создания, согласования, отклонения по заранее сформированным условиям практически любого объекта системы. Шаблон включает следующие поля (состав полей отличается в зависимости от выбранного режима процесса):
- Наименование;
- Входит в группу (при необходимости);
- Режим процесса;
- Тип объекта;
- Согласуемый объект;
- Регламент подготовки отчетности;
- Параметр процесса.
Режимы процесса могут принимать следующие значения:
- Маршрут согласования – используется для описания процессов согласования объектов системы;
- Процесс подготовки отчетности – используется для определения последовательности подготовки отчетов или бюджетов, поэтапной постановки пользователям задач по заполнению данных согласно регламенту;
- Универсальный процесс – позволяет создать шаблон произвольного процесса, не привязанного к ключевому объекту.
Как в пользовательском режиме настраиваются этапы согласования
Настройка маршрута согласования осуществляется через сетевую диаграмму шаблона универсального процесса, где пользователю из панели этапов, находящихся в правой части, необходимо перетянуть в левую часть на диаграмму процесса нужные блоки этапов и установить между ними связь.
Маршрут процесса представляет собой набор этапов, связанных стрелками, которые указывают очередность выполнения. Порядок следования этапов ничем не ограничивается: они могут выполняться последовательно, параллельно, в любой комбинации по решению автора маршрута.
Функциональностью системы предусмотрена возможность тестирования движения по этапам процесса. Проверка вызывается кнопкой «Проверить процесс» на командной панели.
На этапе согласования предусмотрена также возможность оповещать пользователей о начале или завершении какого-либо из этапов и о любых промежуточных событиях процесса.
Пример построения маршрута согласования
Рассмотрим пример создания универсального процесса (маршрут согласования) «Согласование лота». На первом этапе создается шаблон универсального процесса.
После внесения основных сведений, записи и закрытия формы, открывается диаграмма процесса, в которую будут добавляться этапы процесса.
Процесс согласования лота должен состоять из следующих этапов:
- Определение НМЦ;
- Переход по условию (сумма лота больше 5 млн или нет);
- Согласование директора по закупкам;
- Согласование финансового директора;
- Автоматическое утверждение документа.
Шаг 1. Создание этапов происходит с конца, первым создается этап «Объект утвержден», в нем заполняются необходимые поля.
Шаг 5. После завершения всех этапов нужно привязать созданный процесс к нужному документу. Это делается при помощи механизма «Матрица полномочий» (кнопка «Матрица полномочий»).
Историю согласования возможно отследить, если из формы документа нажать на пиктограмму «История согласования». В данной форме отчета отражаются все пройденные этапы процесса.
Как видим, типовой функционал «1С:Управление холдингом» обеспечивает индивидуальную, а также групповую работу пользователей по согласованию и утверждению документов. Решение позволяет осуществлять контроль последовательности согласования и покрывает потребность в защите документов от редактирования пользователями, которые не имеют права подписи на текущем этапе согласования.
Также механизм согласования позволяет назначать дополнительных согласующих, что позволяет любому пользователю, участвующему в процессе согласования, привлечь дополнительного участника к согласованию. Для этого в форме согласования пользователь нажимает кнопку «Дополнительные согласующие».
Кроме того, при временном отсутствии пользователей, ответственных за согласование объектов, в «1С:Управление холдингом» предусмотрена настройка «Назначение заместителей».
Назначение заместителя выполняется самим пользователем из формы «Мои задачи и оповещения» по кнопке «Назначить заместителя».
Таким образом, видим, что «1С:Управление холдингом» обладает гибкими механизмами построения маршрутов и процессов согласования объектов прямо из системы.
Применение данных механизмов позволяет реализовывать согласование без использования внешних систем.
Остались вопросы?
Проконсультируйтесь с нашими специалистами